Hvordan tidsstyring hjelper deg med å administrere tid

En høy livsrytme og konstant mangel på tid forårsaker stress og til og med depresjon. For å lære hundretusener av mennesker å følge den daglige rutinen og følge med sine planer, på 1970-tallet. tidsstyring ble oppfunnet.

Hva er tidsstyring?

Tidsstyring er et sett med regler som hjelper deg å fordele og planlegge tid. Hovedmålet er å øke produktiviteten. Når du vet hvordan du skal styre tiden riktig, kan du gjøre mye, jobbe mer effektivt og husarbeidet raskere.
Først var tidsstyring bare nødvendig på jobb. Men så ble det klart at ethvert personlig mål også er et prosjekt som utvikler seg etter de samme prinsippene. Derfor er det nå en familie-, kvinnelig og til og med barns tidsstyring.

Teknikker og metoder for tidsstyring

1. “The Eisenhower Matrix”

Dwight D. Eisenhower er den 34. presidenten i USA som sa: “Jeg har to problemer: presserende og viktig. Presserende er ikke viktig, men viktig haster ”.

Matrisen hans sorterer ting i sekundære og viktigste. Metoden er egnet for de som kan dele oppgaver i disse fire gruppene:

• Haster og viktige – de må gjøres umiddelbart.

• Viktig, men ikke presserende – bestem deg for når du skal gjøre dette, og angi nøyaktig dato.

• Presserende, men ikke viktig – delegere dem.

• Ikke presserende og ikke viktig – la det være til senere.

2. Tomatomatikken

Metoden er oppkalt etter kjøkkenuret, som er laget i form av en tomat. Han har flere prinsipper som hjelper til med å implementere planen hans effektivt:

• Still inn oppgaven som skal gjøres.

• Still tidtakeren til 25 minutter.

• Jobb og ikke bli distrahert.

• Ta en pause på fem minutter etter hvert 25. minutt.

• Etter hver fjerde «tomat», hvile i 15-30 minutter.

• Arbeid i denne modusen til oppgaven er fullført. Hvis du har tanker om andre ting som distraherer deg, skriv dem ned for å komme tilbake til dette senere..

3. Franklin Pyramid

Et system for planlegging av mål i forskjellige størrelser (fra globalt til daglig). Ved foten av pyramiden er de viktigste livsverdiene. Neste kommer det globale målet. Hvis rikdom er din primære verdi, vil det globale målet være å lage virksomhet-imperium.

For å oppnå dette trenger du en hovedplan – pyramideens tredje trinn. Etter det kommer en langsiktig plan i 3-5 år. Det blir fulgt av kortsiktig i 1-12 måneder. På slutten av pyramiden, en plan for dagen og uken.

4. «ABVGD»

Metode for innstilling av prioritert oppgave:

• A – viktige og presserende saker som må gjøres.

• B – ting som kan utsettes, men som også må gjøres.

• I – mindre oppgaver som du ikke kan gjøre.

• G – hva som må delegeres til en annen.

• D – oppgaver som blir fjernet fra listen.

5. Tidstyringsteknikk “Timing”

Type tidsstyring, der du trenger å registrere alle handlingene og registrere tiden brukt på dem. Timing viser hvor mye du sitter på sosiale nettverk, snakker i telefonen, jobber, chatter med venner eller leser.

Teknikken hjelper deg med å identifisere «midlertidige hull» som du ikke engang var klar over. Gjennomfør et slikt eksperiment i 2-3 dager. Dette vil være nok til å få det store bildet..

6. Eat the Frog-metoden

«Å spise en frosk» betyr å gjøre en liten, men ubehagelig oppgave som du stadig setter av. For eksempel en samtale til en fjern slektning, en samtale med ledelsen, rengjøring av leiligheten. Slike små ting samles gradvis, får oss til å utsette oss og distrahere fra store oppgaver.

Essensen av metoden er å håndtere dem i utgangspunktet, «spis en frosk» raskt. Ta det to timer i uken, eller bestem deg for en hver morgen.

7. «Fant tid

Teknikken for å utføre små oppgaver ved første mulighet. Velg på forhånd 5-10 små saker som du ikke har nok tid til, og vær forberedt på å gjøre dem når et gratis «vindu» vises.

8. Metoden for «sveitsisk ost»

Avgjørelsen av saker i hvilken som helst rekkefølge. Når du står overfor en vanskelig oppgave, er det lettere å starte med små trinn som virker enklere. Hvis du for eksempel skriver en presentasjon, kan du begynne med bilder eller overskrifter, og deretter jobbe med teksten. Du spiser slags mange små hull i en stor ostestykke.

9. Pareto lov

Pareto er en italiensk økonom som bemerket at 20% av de mest levedyktige erterne produserer 80% av avlingen i hagen hans. På grunnlag av dette dannet han loven – «20% av innsatsen gir 80% av resultatet, og de resterende 80% av innsatsen gir bare 20% av resultatet».

Senere begynte dette å bli bekreftet på andre livsområder. Forretningsmenn forteller at de får 80% av overskuddet fra bare 20% av kundene.

Pareto-prinsippet krever å finne en «sentral node», noe å konsentrere seg om. Når du forstår «nodene» dine, er det lettere å bruke tid på det viktigste, og jobbe mindre på sekundæret.

10. «Formelen 10-3-2-1-0»

Produktivitet avhenger av humørnivået og trivselen. Metode 10-3-2-1-0 hjelper deg med å forberede deg til sengen og holde deg våken neste dag. Her gir du gradvis opp distraksjoner..

• Gi opp kaffe 10 timer før leggetid.

• 3 timer fra mat og alkohol.

• 2 timer fra jobb.

• Slå av alle dingsene på 1 time.

• 0 – antall ganger «snooze» -knappen blir klikket på alarmen.

Regler for tidsstyring

1. Lag oppgavelister

Grunnlaget for tidsstyring er planlegging av alle store og små oppgaver. Fix alt du har i tankene for en dag / uke / måned for ikke å prioritere i tankene dine. Du kan gjøre dette på papir eller Excel, men mer praktisk – inn mobilapper.

For å gjøre ting raskere, angi foran hver tid det trengs for implementeringen. Men husk at å planlegge ikke betyr å planlegge alt på minutter og stress når virkeligheten ikke faller sammen med planen..

2. Sett deg klare mål

Riktig målsetting vil bidra til å bestemme den eksakte vektoren. I arbeid er det bedre å fokusere på viktige resultatindikatorer for ikke å gi vage planer for en uke, kvartal eller år. Det riktige målet er å øke nettstedstrafikken med 20% på tre måneder.

Personlige mål bør også være målbare og oppnåelige, for eksempel å akkumulere 200 tusen for en ferie i seks måneder. Så gi opp oppgaver som å “bli bedre” eller “komme rundt konkurrenter”.

3. Fullfør målene i trinn

Multitasking er den viktigste fienden for tidsstyring. Ikke prøv å gjøre alt på en gang. Det er viktigere å forstå hvilken oppgave som blir prioritert, og når du kan fullføre den raskere..

Gjør alt i rekkefølge, del store mål i små trinn for å klare å konsentrere deg og jevnlig bytte. Arbeid regelmessig og konsekvent. Hvis du setter deg et mål å lære engelsk, vil trinnet være å memorere 30 nye ord hver dag.

Et unntak er tidsstyring for foreldre, når noen ting kan gjøres med å kommunisere med barn (for eksempel å rydde opp og samtidig fortelle historier).

4. Bli mindre distrahert.

En av hovedferdighetene innen tidsstyring er konsentrasjon. Tildel spesifikk tid for produktivt arbeid. Be kollegene eller familien om å «glemme» deg i denne perioden. Slå av varsler på telefonen din i chatter som ikke er viktige for arbeidet.

Tillat begrenset tid for samtaler og rulle på nettet. For eksempel 40 minutter om morgenen for å lese nyhetene, 30 minutter på ettermiddagen for kommunikasjon med kjære, halvannen til to timer på kvelden for interessant innhold, for å laste av tanker.

For eksperimentet, lag noen få «lossing» dager når du ikke vil logge deg på sosiale nettverk i det hele tatt.

Registrer for Rescuetime.com. Denne programvaren viser hvilke nettsteder som «sluker» tiden din mer enn andre..

Hvis du kommer over en interessant artikkel, kan du installere utvidelsen Getpocket. Det vil lagre interessant tekst eller video som du kan se etter jobb.

5. Organiser rutinemessige forhold

Effektiviteten avhenger av hva som omgir deg. Gjør derfor din plass behagelig og optimaliser rutinen din. Skriv selv tekstmaler for spørsmål av samme type fra kunder, og lagre kontraktene i en egen mappe på skrivebordet ditt for raskt å sjekke informasjon.

Ta sikkerhetskopi av arbeidet ditt, og hold det i skyen. Dupliser andre dokumenter på nettet for å se dem når som helst..

6. Delegert

For raskt å fullføre oppgaven du har fått tildelt på jobb, delegerer du “linkene” til andre. Del gjerne ansvar med kolleger hvis du jobber med et felles prosjekt, og ikke blir drept døgnet rundt pga perfeksjonisme.

Den samme varen fungerer bra for mødre som ikke vil be om hjelp fra partnerne sine eller er redd for å overlate barnet sitt til dem..

7. Lær å si nei

Styring av arbeidstiden tåler ikke alle slags «vampyrer» – ting som sjelen ikke lyver for. Når noe virker upraktisk, ikke vær redd for å nekte folk med sine prosjekter, forslag og til og med forespørsler. For å holde deg høflig, bruk setningene:

• «Forslaget ditt høres interessant ut, men jeg har mye å gjøre.» Med denne frasen uttrykker du interesse, gjør det klart at forslaget er bra, men du kan ikke delta i det. Det er lite sannsynlig at det passer for pårørende, men for ukjente mennesker vil det fungere bra.

• «Jeg vet ikke så mye om dette, prøv å spørre Nazar. Han er en proff her. ” Hvis du virkelig har liten erfaring i en bestemt sak, kan du anbefale en annen person. Så du frigjør deg fra unødvendige oppgaver og hjelper til med forespørselen.

• «Jeg kan ikke gjøre dette, men jeg vil hjelpe deg med dette …» En setning som lar deg komme vekk fra besettelser og velge selv hva du er klar til å gjøre.

8. Hold dagbøker

Det er nødvendig å fikse ikke bare fremtidige ting, men også tanker, samt oppgaver som ikke var inkludert i planene.

Det er lettere å forstå hvor du skal bruke fritiden din og ikke glemme det viktige. Spør deg selv i dagboken: hva må gjøres? hva kan forstyrre? hvordan du kan avgjøre om dagen var vellykket?

For notater er vanlige «notater» på en smarttelefon egnet – dette er mye raskere enn å skrive for hånd i en papirdagbok.

9. Følg «biorytmene»

Lev i harmoni med kroppen din. Gjør utfordrende oppgaver når hjernen er mest produktiv (selv om toppytelsen faller på en om morgenen).

Bruk spesiell mobilapper, som kan vekke deg, bestemme det beste tidspunktet for å sove og analysere det.

10. Ros deg selv

For å opprettholde motivasjonen, oppmuntre deg selv. Tidsstyringsøvelser er maktesløse hvis du gjør dem gjennom tennene og fratar deg positive følelser.

Velg en ting eller tjeneste som vil gi glede når planene blir oppfylt: fra sjokolade til å reise i helgen. Registrer suksesser i notater, skriv ned prestasjoner og ta oversikt over dagen / uken / måneden.

Dette er spesielt viktig i rammen av tidsstyring for kvinner som i hverdagen glemmer at det å ta vare på seg selv også er en del av bidraget til familien..

Lignende artikler

• Ekstrem tidsstyring – Nikolay Mrochkovsky, Alexey Tolkachev

  Mellom vanlige Instagram-sjekker, husarbeid og familieansvar, er det vanskelig å få deg selv til å utføre de tiltenkte oppgavene dine bedre. Det synes som…

• 6 livhakker for å øke effektiviteten

  Moderne mennesker jobber ofte overtid for å nå sine mål. Selve arbeidet tar bort deres personlige tid og energi, og fullfører oppgaven i tide…

• Kryss av

  Programmer for tidsstyring Å håndtere tid er en kompleks, men uunnværlig ferdighet for en vellykket person. Umulig å huske på alle ideene,…