Hvordan kontrollere eksterne ansatte

Ansattes kontroll er noe av det kjedeligste i verden. Og hvis de også er fjerntliggende, er dette en ekstra «hodepine». Verken ledelsen liker prosessen («det ville være mye enklere hvis alle jobbet på kontoret på armlengdes avstand»), og heller ikke de ansatte selv som utarbeider rapporter om tidsbruken «nyttig».

Dette var tilfelle i en stor masse selskaper for noen år siden, men i dag dør prosesser som gir hverken nytte eller glede. Volumene av fullførte oppgaver, deres effektivitet og overholdelse av tidsfrister har kommet frem.

Samtidig vokser antallet eksterne oppgaver rundt om i verden stadig. Er det mulig å kontrollere eksterne ansatte effektivt, og slik at prosessen ikke forårsaker irritasjon for verken ledere eller spesialister? Ga et svar på dette spørsmålet og identifiserte flere grunnleggende trinn på denne veien – Dmitrij Kostomarov, gründer og forretningsengel.

1. Velg riktig stab

Hva menes her? Den delen av personalet som jobber eksternt for deg, skal være i stand til slike aktiviteter. Å administrere ansatte orientert mot verdiene i den industrielle æra er praktisk talt umulig uten sjefens fysiske deltakelse og tilstedeværelse. Din kontingent i dette tilfellet er mennesker med høy evne til å organisere seg selv, selvmotivere, være i stand til å jobbe effektivt (i henhold til oppgaver) og i samsvar med tidsfrister, uavhengig av ytre omstendigheter.

2. Samhandling og kontroll

Hvis du finner folk som er egnet for fjernarbeid, oppstår spørsmålet om hvordan du effektivt kan sette oppgaver for dem, se hvordan de blir oppnådd og generelt kontrollere eksterne ansatte. Det er forskjellige systemer for dette..

Vurder for eksempel arbeidet til en salgsrepresentant på et hvilket som helst territorium. Dette er en av yrkene, som i den industrielle epoken krevde en stor mengde uavhengighet og initiativ. Settingen av strategiske mål, presentasjonen av KPI skjedde historisk i rammen av orienteringer. Kunngjøringer ble gitt på teammøter, og resultatene ble oppsummert på dem. Nå er alt pakket i personlige mobile enheter, med korte interaktive truser med en test av forståelse. Dette er en ny klasse programvare: styringssystem for arbeidsstyrker, der den første representanten i Russland er gjenstand for investeringene mine – Equio.
Automasjon av salgsrepresentanter begynte for lenge siden, og skapte en klasse systemer kalt SFA (Sales Force Automation, Sales Automation). Disse løsningene lar deg samle inn bestillinger, generere dokumenter. SFA-systemer har lenge skaffet seg automatisk geolokaliseringskontroll, de er i stand til å spore ruter, varighet av besøk, samle inn og behandle informasjon om ordrer, hjelpe med å planlegge forsendelser, utstede fakturaer og kontrollere betalinger.

3. Planlegg sammen

Kontroll av eksterne ansatte vil ikke gjøre uten planlegging. Teammøter er ikke lenger nødvendig når det er systemer som bruker funksjonene til mobile enheter for å tilordne og tilpasse oppgaver, motivere ansatte. Løsninger i CRM-klassen (Customer Relationship Management, Customer Relationship Management) gjør det lettere å planlegge arbeid med kunder.

Og de få funksjonene til personlig ledelse og planlegging implementeres i felles oppgaveinnstillingssystemer, for eksempel ToDoIst og dens analoger. På grunn av et tilstrekkelig antall praktiske funksjonelle løsninger, har både salgsrepresentanter og arbeidere fra andre områder muligheten til å fungere som uavhengige «kampenheter» som ikke er bundet til kontoret.

4. Samle lag etter prinsippet fra designeren

På designområder er det fortsatt mer interessant. I dag trenger du ikke å ha en oppblåst stab av spesialister, noen av dem jobber bare med full styrke av og til. Du kan ansette delte ansatte til prosjekter og sette sammen team på grunnlag av konstruktøren.

Trello og MeisterTask programvare, for eksempel, lar deg administrere ikke bare ditt eget personell, men også å sette sammen team fra spesialister fra forskjellige selskaper. MeisterTask bruker en kanban (et system for organisering av produksjon og forsyning som lar deg implementere prinsippet om «akkurat i tide») for dette brettet, hvor «oppgavearkene» henger, når du klikker, blir den interne prosjektinformasjonen, kontakter, nyhetsfeed, chat åpnet, alle nødvendige dokumenter blir lagret . I slike systemer går ikke viktig informasjon tapt, du trenger ikke å lete etter bokstaver i oppgaven og føre separate poster for prosjektet.

5. Samhandle effektivt

SCRUM kom til unnsetning for ordinær virksomhet. Det er basert på prinsippet om kontinuerlig bevegelse mot et felles resultat gjennom obligatorisk oppnåelse av kortsiktige oppgaver, som alt annet er sammensatt av. SCRUM innebærer obligatoriske korte orienteringer for å sette oppgaver, korte debriefing økter og avslag fra «debriefing» hvis det ikke fungerer, med fokus på hvordan du kan fikse situasjonen, og ikke på hvem som har skylden. Den positive SCRUM-filosofien, kombinert med de teknologiske løsningene som vi har diskutert ovenfor, øker produktiviteten minst halvannen gang, og lar deg fleksibelt svare på situasjonen, handle i samsvar med omstendighetene.

6. Endre tilnærmingen

Men hovedspørsmålet som enhver virksomhet står overfor som har bestemt seg for å aktivt bruke eksterne former for samhandling, redusere belastningen på kontorer, bli mer mobil og fleksibel, ligger ikke i IT-planet. Hovedsaken er å forstå hvordan man skal håndtere endringer i hodene, ikke bare for vanlige ansatte, men også ledere. Personell, spesielt mobil og / eller fjernstyrt, bør få større frihet sammen med større ansvar. Og jobb, med fokus på resultatet. Dette er et av de viktigste punktene som lar deg implementere riktig kontroll av eksterne ansatte og normalt arbeid med dem..

Et interessant faktum: ledelsen for det russiske representasjonskontoret til en stor telekommunikasjonsleverandør, etter å ha fått vite at kontoransatte som er forpliktet til å bruke en strengt regulert tid på arbeidsvegger, tilbringe timer på sosiale nettverk, har blokkert tilgangen til de mest populære plattformene. Hva skjedde etterpå? Det var riktig, omtrent samtidig begynte det å bli brukt på mange kaffepauser, pauser, turer til neglesalongen og styling (en skjønnhetssalong jobbet i forretningssenteret). Men nesten ingen av de ansatte var sent ute på begynnelsen av arbeidsdagen. Det er forståelig – selv for fem minutters forsinkelser ble det gitt en bot i dollar. Hvis ledelsen bare vurderer effektiviteten ut fra oppgaver, og ikke med tiden «inn og ut» på kontoret, ville det samtidig være mye mer interessant for ansatte å jobbe.

Hvis du bryter hovedhindringen, vil resten fungere. For å forstå at arbeid ikke er trafikk, men resultatet, kan du visualisere hver av handlingene dine i prosessen og dens verdi. På en gang hjalp denne enkle øvelsen meg til å forstå at 80% av trafikken min er meningsløs samhandling med andre mennesker..

Lignende oppføringer:

1. Forretningstips fra de beste gründere i verden

Lignende artikler

• Hvordan og hvor du finner eksterne ansatte – Tips og triks

  Mange typer virksomheter i dag «gikk online» og trenger ikke vedlikehold av kontoret og personalet. Praksis viser at eksterne spesialister -…

• Hvordan få en ansatt til å jobbe bedre og mer effektivt

  Det kan være mange grunner til å demotivere en ansatt og redusere ønsket om å handle i arbeidsprosessen. Det viktigste her til tiden…

• Detaljerte instruksjoner for å finne en ekstern jobb

  Vi forteller alt om eksternt arbeid: ulemper, fordeler, hvem som skal få en jobb og hvor vi skal se etter tilbud. Når Internett kobler sammen byer og land,…